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Travailler à distance

Le travail à distance

avec Jabra

Pour les entreprises
Pour les responsables
Pour les collaborateurs
Conseil et astuces supplémentaires

Ce qui se passe dans le monde est sans précédent, et de nombreux changements imprévus dans nos sociétés nous impactent tous. Pour beaucoup, le passage soudain au travail à distance fut déstabilisant, autant sur le plan professionnel que personnel.

Nous croyons depuis longtemps aux avantages du travail à distance. Voilà pourquoi nous avons conçu ce guide, pour aider les managers, les collaborateurs et les entreprises novices dans ce domaine à s'adapter et à évoluer positivement dans ce nouvel environnement.

N’hésitez pas à utiliser ces petites astuces et conseils pratiques rassemblés par nos propres collaborateurs à distance, pour vous aider à rester motivé, productif et positif pendant votre période de travail à distance.

Pour les entreprises

Comment créer et mettre en place des systèmes de travail à distance ?

Pour les entreprises qui ne sont pas habituées à voir leurs équipes ainsi dispersées, cela peut être un bouleversement important. Voici ce à quoi vous devez réfléchir au niveau de l'entreprise pour gérer avec succès les organisations virtuelles distribuées.

L'association d'outils de communication Jabra et de plateformes collaboratives telles que Microsoft Teams et Zoom constitue une solution simple d'utilisation.

1.

Assurez-vous que les directives émanent des dirigeants. Le travail à distance apporte son lot de bouleversements et doit être validé et pratiqué par le PDG et l'équipe dirigeante. Assurez-vous que vos cadres réalisent un coaching approprié et qu'ils montrent le bon exemple.

2.

Fournissez à vos collaborateurs un espace de travail entièrement virtuel. Déterminez des applications collaboratives, de réunion et de productivité avec vos équipes informatiques. Grâce à un système dans le cloud et un réseau supervisé de près, assurez-vous que vos équipes peuvent accéder au stockage et aux fichiers partagés, ainsi qu'aux outils de gestion du travail et aux plateformes de communication.

3.

Installez vos outils de collaboration. Outre les logiciels et les plateformes digitales, assurez-vous que vos employés disposent des appareils audio et vidéo professionnels nécessaires pour rester connectés avec leurs collègues et pour communiquer efficacement depuis leur lieu de travail à distance.

4.

Encouragez le recours à la vidéo. Participez à une réunion en vidéo depuis son domicile peut être intimidant, et souvent personne ne veut se prêter au jeu. Pourtant, la vidéo renforce la confiance et la communication, et permet de réduire la durée des réunions Grâce à certaines options, les employés peuvent personnaliser leur vidéo en floutant l’arrière-plan, ce qui permet de se sentir à plus à l'aise : ils disposent de moyens pour masquer des éléments de leurs vies privées tel leur chien, leurs enfants ou leurs œuvres d'art visibles lors des réunions entre collaborateurs.

5.

Convertissez efficacement les informations implicites en connaissances explicites pour vos équipes virtuelles. Souvent, de nombreuses informations qui sont à la base des opérations quotidiennes sont tacites ou implicites, et s'apprennent dans l'environnement de bureau. Créez un guide de ces codes sociaux tacites à respecter par tous les collaborateurs.

  • Avec vos responsables RH, définissez les performances attendues pour les travailleurs à distance.
  • Établissez des attentes et des normes de comportement claires, comme les horaires de travail ou d'activité par exemple. Elles serviront de références sur la base desquelles les employés pourront travailler et être évalués.

Guide du manager

Comment gérer vos équipes virtuellement ?

Grâce aux espaces de travail numériques et aux systèmes mis en place par votre entreprise, créez un cadre de communication claire et de bonnes pratiques pour aider les membres de votre équipe à gérer leur temps et vos attentes à leur égard.

1.

Montrez toujours l'exemple et sollicitez les commentaires de vos collaborateurs afin d'identifier les points à améliorer. Vous pouvez insister sur les comportements à adopter, renforcer les habitudes et faire en sorte que votre équipe se sente plus à l'aise en ces temps d'incertitude.

2.

Organisez également des réunions en face à face avec chaque collaborateur pour connaitre leur état d'esprit et leur manière de s'adapter à la nouvelle situation. Veillez à tenir compte des difficultés individuelles dans le processus d'adaptation ainsi que de la situation personnelle de chacun dans la gestion des performances et des résultats.

3.

Proposez un court appel vidéo de 10 à 15 minutes tous les matins, avec chaque collaborateur à distance. Si vous gérez une grande équipe, vous pouvez organiser un point 20 minutes avec toute l'équipe. Non seulement les communications quotidiennes sont préservées, mais elles annoncent aussi le début de chaque journée de travail et contribuent à entretenir l'état d'esprit professionnel.

4.

Définissez des comportements de communication au sein de votre équipe visant à créer un sentiment de confiance et d'égalité et supprimer les dynamiques de groupe ou d'exclusion. Votre entreprise vous a fourni les outils, mais c'est au responsable d'établir les meilleures pratiques et les attentes vis-à-vis de chacun.

5.

Évitez la microgestion et concentrez-vous sur le suivi et la gestion des résultats. La présence en ligne n'est pas un indicateur de productivité, et vous devez faire confiance aux membres de votre équipe pour qu'ils gèrent leur temps efficacement en vue d'atteindre les résultats que vous avez définis.

6.

Assurez-vous que les fichiers et dossiers partagés de l'équipe sont accessibles par l'ensemble des collaborateurs à distance, et que tous les documents de travail sont à jour. Le partager de liens vers des fichiers hébergés dans le cloud permet de s'assurer que tout le monde travaille sur la dernière version.

7.

Partagez votre agenda et vos disponibilités pour que vos collaborateurs connaissent votre emploi du temps et sachent s'ils peuvent vous contacter.

Pour les collaborateurs

6 habitudes pour faire du travail à distance une expérience fructueuse

Le travail à distance peut créer un énorme bouleversement et vous devez donc vous trouver un endroit confortable, sûr et exempt de sources de distraction. Voici six fondamentaux pour établir votre espace de travail et rester productif à distance.

1.

Délimitez un espace de travail précis. Pas besoin d'utiliser une pièce différente, mais définissez un espace de travail avec le moins de distractions possibles, loin du bruit. Essayez de trouver un endroit avec une lumière naturelle, une bonne ventilation et une surface de travail ergonomique.

2.

Créez des habitudes qui cadrent votre journée de travail. C'est tentant de travailler en pyjama sans même avoir pris de petit-déjeuner. Cependant, vous doucher et vous habiller vous placera mentalement dans une ambiance de travail et vous aidera à établir une routine saine.

3.

Installez votre espace de travail virtuel. Que ce soit votre fournisseur d'accès à Internet, votre logiciel de communication ou vos solutions audio professionnelles compatibles avec Microsoft Teams, Zoom ou d'autres plateformes de communication, vous devez disposer d'un écosystème technologique opérationnel qui vous permet de communiquer et de collaborer.

4.

N'arrêtez pas de communiquer. Sans présence physique et avec le changement des habitudes quotidiennes, il est important de trouver de nouvelles façons de communiquer avec vos collègues. Vous pouvez prévenir les membres de votre équipe quand vous êtes disponible ou occupé, grâce à une notification Slack, un statut Microsoft Teams ou un e-mail.

5.

Prenez soin de vous. Il est souvent difficile de savoir quand faire une pause, et même si le travail à distance peut vous aider à équilibrer votre vie professionnelle et votre vie personnelle, il est parfois difficile de se déconnecter. Structurez votre journée et trouvez le temps de faire des pauses.

6.

Faites la distinction entre votre vie personnelle et votre travail. Fixez des limites claires et essayez de planifier avec précision une alternance de vos moments « au travail » et « à la maison » afin de marquer de vraies coupures.

Conseil et astuces supplémentaires

Comment réaliser des réunions participatives avec la vidéo

Plus de 67 % des travailleurs à distance sont interrompus ou dérangés lors de réunions virtuelles. C'est en effet plus compliqué à gérer que dans le cadre d'une réunion en face-à-face dans une salle standard. Voici quatre conseils pour réaliser une réunion d'équipe réussie et participative sur une plateforme de collaboration virtuelle :

1.

Activez votre vidéo pour montrer que vous êtes présent et attentif. La vidéo humanise les collaborations virtuelles et permet des réunions plus fluides pendant lesquelles on communique davantage.

2.

Faites régulièrement des pauses pour laisser place aux questions ou remarques. Laissez la parole aux autres participants pour éviter les interruptions.

3.

Si vous ne participez pas à la conversation, il est préférable de désactiver votre micro pour éviter tout bruit de fond pouvant provenir de votre environnement.

4.

Utilisez la discussion instantanée de votre réunion virtuelle afin de partager votre avis ou poser votre question sans avoir à interrompre les personnes qui ont la parole.

Culture d'entreprise : 3 façons de créer un lien social entre des équipes virtuelles

Les travailleurs à distance ont tendance à se sentir isolés, ce qui peut amener à un sentiment de solitude ou à des effets plus dévastateurs comme la perte du sentiment d'identité au sein de l'entreprise, avec pour conséquence un désengagement du collaborateur. Les managers et chefs d'équipes doivent réfléchir à la manière de souder l'équipe au-delà des tâches liées au travail, dans une optique sociale.

Il est crucial de réaliser des activités déconnectées du travail pour maintenir les liens entre les membres de l'équipe. Voici trois initiatives pour solidariser votre équipe :

  • Prendre un apéro virtuel entre collègues après la journée de travail
  • Organiser des soirées pizzas virtuelles
  • Prévoir des soirées quiz Kahoot ou autres jeux

4 raisons pour lesquelles les réunions en vidéo sont plus productives qu'en personne.

1.

Il n'y a pas d'interruption entre deux réunions vidéo virtuelles. Au-delà de la flexibilité qu'elles procurent dans le cadre du travail à distance, elles permettent de passer d'une réunion à une autre en un clic, contrairement aux réunions au bureau où vous risquez de commencer des discussions avec des collègues entre deux portes. Bien que ces discussions de couloir offrent des opportunités plus dynamiques et moins formelles, elles sont également très chronophages.

2.

Les réunions virtuelles induisent une productivité accrue, car dès lors qu'une réunion est planifiée dans votre agenda, elle gagne en efficacité et, généralement, le bilan est plus positif.

3.

La vidéo accélère également la communication au sein de l'entreprise et permet une expérience « en personne », en s'assurant que tous les participants sont présents, connectés et attentifs.

4.

Les réunions virtuelles permettent de mieux gérer le temps de travail, car vous êtes plus attentif à la durée des réunions et à ce qui est urgent. Vous pouvez ainsi libérer du temps pour être davantage présent auprès de vos collègues ou de votre famille.

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